Cómo implantar un Programa de Mentoring Empresarial

Antes de hablar de cómo implantar un Programa de Mentoring Empresarial quiero traer una reflexión para entrar en contexto.

Es muy probable que en tu vida ya hayas hecho de mentor de alguien. A veces sin darte cuenta. Cuando trasladas conocimiento y experiencia -a una persona o grupo de personas- de algo que a ti te ha funcionado ya estás haciendo labores de mentor.

No has elegido el Mentoring como profesión ni como hobby y sin embargo, alguien entiende que tú tienes una cierta maestría en algo y te pregunta cómo llevar eso mismo a cabo.

El Mentor como Acelerador del Aprendizaje

Y si te das cuenta, lo que haces al trasladar ese conocimiento es inyectarle tu experiencia. Con lo que eso conlleva de errores, aciertos, decisiones, análisis, estudios y reflexiones. Es decir, le estás regalando tiempo. Es como una pequeña vida extra. Y, claro, cuanta más experiencia y conocimiento acumulas, más potencial de regalar tiempo tienes.

Cuando decides hacerte mentor profesionalmente, tienes que hacer un ejercicio de ordenar y priorizar aquello que consideras que es más relevante de tu experiencia y conocimiento. Ordenas tus errores con las soluciones que encontraste (aprendizajes) y los plasmas en forma de método, libro o programa.

Cuando haces esto, es cuando estás en disposición de poder ofrecer valor de verdad. Has empaquetado conocimiento listo para inyectarse en vena y regalar años que el receptor utilizará para aportar riqueza antes a su vida y a su trabajo. Creo que se entiende el valor enorme de lo que estoy hablando.

En el mundo de la empresa ocurre lo mismo. Las empresas cuentan con muchísima riqueza interna. Riqueza conseguida a base de tiempo y dinero. Las personas que las conforman, la gran mayoría, no tuvieron ningún mentor.

Llevan mucho tiempo evolucionando, sobreviviendo, consiguiendo los objetivos, superando dificultades, y aprendiendo tras los errores. También, cientos de ellas se fueron a competidores y se llevaron su conocimiento.

Cómo sería si las siguientes generaciones de nuevos líderes se nutrieran de esas  experiencias y se acelerar su formación para también acelerar sus resultados.

Son todavía muchísimas empresas las que no tienen implantado un sistema de Mentoring Empresarial para sus líderes y para aquellos jóvenes con potencial.

Que la Cultura de la Empresa no sea Limitante

Nos encontramos con una de las claves principales para implantar un proceso de mentoring empresarial. La cultura de la empresa puede ser detonante o limitante a la hora de apostar por el Mentoring como herramienta fundamental dentro del Plan de Desarrollo de Talento.

El esfuerzo como gran valor

En muchas empresas, y en especial en las empresas familiares,  suele estar presente uno de los valores más importantes para el éxito empresarial: la cultura del esfuerzo.

Sin embargo, es precisamente ese valor el que muchas veces puede chocar con el que es probablemente el objetivo más importante del mentoring: acelerar el aprendizaje.

En las empresas que se cultiva la cultura del esfuerzo se le da mucho valor a aprender desde abajo y a realizar muchas horas.

Y es en este punto donde podría estar reñida la cultura del esfuerzo con acelerar el aprendizaje. El aprendizaje permitió que dejáramos de arar con bueyes y llegaran los tractores. Pero en ningún caso se trabajó menos.

Se hizo más eficiente la agricultura ya que en el mismo tiempo se podía trabajar más superficie.

Mentoring y Esfuerzo son Aliados

Las empresas consolidadas reúnen una serie de valores que son pilares fundamentales dentro de su cultura. Muchos de estos valores conllevan una serie de comportamientos y emociones que conviene incorporarlos o al menos conocerlos y transmitirlos cuanto antes y más claros, mejor.

Implantar un Programa de Mentoring Empresarial como pilar estratégico es sin duda una de las mejores maneras de generar orgullo de pertenencia, retener el talento y sobre todo de acelerar el aprendizaje de sus líderes mas jóvenes para que cuanto antes sigan haciendo crecer el proyecto.

Además, hay que adaptarse al mindset de las nuevas generaciones de forma que sientan que trabajar en esa empresa está alineado con su propósito de vida. Estamos en la era de compartir todo.

Y no quiero olvidarme del mentoring inverso. Estos líderes jóvenes tienen también la capacidad de acelerar el aprendizaje tecnológico de muchos otros líderes más senior.

Mentoring y esfuerzo combinan a la perfección y forjan el futuro de le Empresa con una estructura tremendamente sólida.

Desarrollo de Liderazgo en un Programa de Mentoring Empresarial

Este es uno de los objetivos principales y ventajas de implantar un Programa de Mentoring Empresarial. Formar y desarrollar  como mentores a aquellas personas que tienen roles de líderes en las empresas.

La mayoría de las empresas han realizado planes de formación en habilidades para sus líderes. Raro es que cualquier mando, en una empresa de tamaño medio, no haya realizado en su vida profesional al menos un par de formaciones orientadas a incorporar herramientas y habilidades básicas de liderazgo.

El valor de los líderes

Y todos estos líderes con el paso de los años se han convertido en verdaderos centros de conocimiento. Además de sus herramientas y habilidades, tienen uno de los tesoros más grandes: la buena experiencia.

Y en la empresa cuando hablamos de buenas experiencia se trata de monetizarla. Esa buena experiencia se fraguó con el paso de los años gracias a los conocimientos, instinto, herramientas, decisiones (erróneas y acertadas).

Los líderes se han ido puliendo y ahora saben fluir casi a la perfección dentro de ese ecosistema que es la empresa.

Estos errores, aciertos, instintos, conflictos, reuniones y negociaciones han ido pasando por sus vidas y creando capas de conocimiento.

Muchos de ellos además, no son sólo eficaces líderes sino que además reúnen las actitudes y habilidades necesarias para ayudar a implementar con éxito un Programa de Mentoring Empresarial. ¿Qué podemos hacer con ese tesoro que tiene la empresa?

Compartir conocimiento como valor clave en la Empresa

El Mentoring es un proceso donde se acompaña una persona en su crecimiento profesional. En este acompañamiento la clave es el transmitir conocimientos y experiencia de una forma ordenada y con un plan previamente diseñado con un objetivo: acelerar su aprendizaje para que pueda aportar valor cuanto antes.

Implantar un Programa de Mentoring Empresarial es transformador porque se establece en la empresa una atmósfera de compartir para crear. La empresa muestra a sus colaboradores la importancia de lo que significa compartir conocimientos y experiencia.

Ya no está instalada sólo en hablar sobre la importancia de este conocimiento sino que se ha ocupado de implantarlo como parte de su estrategia. El mensaje que se lanza es muy claro:

Para nosotros el conocimiento y la experiencia es un tesoro. Y creemos en vosotros, líderes, y queremos que nos ayudéis a perpetuar que no se pierda la riqueza que llevamos atesorando durante años. Estamos convencidos de los beneficios que esto conlleva para todos los que formamos esta empresa. Nos hará imparables.

Fases para Implantar un Programa de Mentoring Empresarial

Implantar un Programa de Mentoring Empresarial requiere una estrategia donde habrá como mínimo estas 5 fases clave:

 

1. Planificación

Definición de los objetivos del Proceso

• En esta fase se diseñan los objetivos específicos que se quieren alcanzar para cada unidad de negocio implicada en el Programa. Generalmente los objetivos que se marcan vienen a resolver problemas existentes.
• Por tanto es fundamental identificar qué problemas se quieren resolver al implantar el Programa de Mentoring Empresarial. Los objetivos deberían establecerse bajo un criterio SMART (acrónimo en inglés de Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y acotados en el Tiempo). Aunque parece evidente que un  Programa de Mentoring Empresarial siempre buscará el desarrollo futuro de mandos y directivos de la empresa, dentro de este objetivo puede haber otros más específicos.  Por ejemplo para un área de negocio, donde a lo mejor se busca retener al talento existente o aprovechar el potencial de un equipo concreto en una sección cuyo cometido sea el desarrollo de productos muy innovadores.
• En cualquier caso, la empresa deberá disponer de algunas métricas sobre las que compararse de forma que se puedan demostrar los beneficios del Programa o realizar correcciones.
• Como bien se indica en el criterio SMART, no deberían marcarse objetivos del tipo «Desarrollar al equipo directivo junior». Esto es como si al departamento comercial le marcáramos un objetivo del tipo «los comerciales deberán vender mucho». Si en la actualidad, por ejemplo, una empresa tarda 3 años en formar un mando con potencial en un futuro directivo, pues habrá que concretar el tiempo en el que gracias al Programa de Mentoring Empresarial queremos que ese mando se convierta en directivo. No es suficiente desear que sea más rápido que antes.

Identificación de Mentores y Mentees (mentorizados)

• Las empresas pueden optar bien por proponer a un grupo de personas o por establecer un proceso abierto a todos los colaboradores de la empresa.
• Se recomienda el uso de herramientas de evaluación para este proceso que puede realizarse interna o externamente dependiendo de la capacidad del dep. de RRHH.
• Se sugiere que para un proceso con mayor probabilidad de éxito, tanto a los mentores como mentees potenciales se les ofrezca la participación voluntaria. Imponer la participación en un Programa de Mentoring Empresarial donde tendrá que haber una dedicación e implicación absolutas no conseguirá el compromiso necesario de alguna de las partes. Y esto, irá claramente en detrimento de los buenos resultados del Programa.
• Un vez realizada la identificación será muy importante discutir el proceso de emparejamientos. No existe una fórmula universal a tal efecto sino que deberá analizarse caso a caso. Pueden no ser los mismos objetivos los de todos los departamentos y además, podría haber perfiles de mentees muy marcados que necesiten la complementariedad de un mentor concreto. Se tiene que buscar la mejor asociación posible para que nos acerque al objetivo que será el mejor desarrollo del mentee.

Plan de seguimiento del Proceso de Mentoring

• Como en casi toda implantación, el seguimiento es crucial. Hay que ir midiendo tanto el grado de satisfacción de los implicados como la evolución de los indicadores a través de las distintas métricas elegidas. Se deberá revisar el seguimiento de lo acordado en las reuniones así como en las acciones reflejadas en el plan de acción correspondiente de cada mentorizado.
• Igualmente deberá realizarse el seguimiento no sólo individual sino de la totalidad del Programa para analizar incidencias y quizás algún refuerzo en formación que los mentees pudieran necesitar. También los mentores podrían requerir apoyo en herramientas de gestión emocional incluso de coaching para empatizar mejor con sus mentees y que puedan desarrollar mejor su labor clave.

2. Comunicación Interna

• • Antes de implantar el Programa de Mentoring Empresarial será fundamental que se lleve a cabo una comunicación 360. Toda la empresa deberá conocer el Programa que se va a implantar. No sólo es importante para mentores y mentees. Es clave también para todos los mandos implicados. Los jefes jerárquicos de los mentores y mentees deben conocer los detalles del Programa para saber en qué momento no podrán disponer de sus colaboradores. Realizar esta comunicación en forma y tiempo adecuados facilitarán el desarrollo del Programa. Sin embargo, no hacerlo adecuadamente podrá comprometerlo ya que podría afectar seriamente a las relaciones de confianza de los mandos y directivos que tan importantes son no sólo para el Programa sino para el correcto funcionamiento de la propia Empresa.

3. Capacitación de Mentores y Mentees

Mentores

• deben conocer perfectamente todos los detalles del Programa de Mentoring. Las distintas fases y qué se espera de ellos. Si han sido seleccionados para ese rol será por tres aspectos fundamentales:
  • • Su conocimiento de la empresa
    • Su desempeño como líder
    • Sus habilidades de inteligencia emocional
• deberá recibir la formación que le instruya sobre las herramientas que usará desarrollar su rol como mentor
• Un proceso de mentoring puede durar aproximadamente un año así que deberá realizar una planificación inteligente que incluya tanto sus hitos profesionales como los hitos del Programa de Mentoring coordinados con su mentee.

Mentees

• deberán conocer los detalles del Proceso que sea referido a sus roles.
• deberán conocer los criterios de selección
• las herramientas de mentoring que se van a usar durante el Programa

Ambos

• Se recomienda establecer el coaching como herramienta fundamental del Programa  de Mentoring Empresarial.
• A través del coaching se trabajará en los juicios y creencias limitantes de mentores y mentees así como en la gestión de sus emociones. Trabajar el autoconocimiento les será de gran ayuda en su desarrollo profesional como líderes actuales y futuros.
• Tener habilidades para ofrecer un feedback será muy importante. Por tanto, habrá que instruir a ambas partes en esta importante habilidad del liderazgo.

4. Implantación

Contexto

• Se define el marco de trabajo entre mentor y mentee. Hay que establecer una relación que se debe basar en la confianza mutua. Deberán exponerse también las expectativas de cada uno.
• Se trazarán los aspectos logísticos del Programa entre ambos. Periodicidad de las reuniones, lugar donde se celebrarán, formato de las mismas, cambios de horas o fechas.

Desarrollo del Proceso

• Es en sí el propio proceso. El mentor irá realizando esas conversaciones donde se trasladarán aprendizajes, opiniones, consejos. Se comentarán las experiencias para ver qué es realmente útil para la persona mentorizada.
• Ambas partes serían ir realizando alguna sesión de feedback para que sirva de orientación tanto al mentor como al mentee y entiendan mejor las necesidades de cada uno.

Terminación del Proceso

• el Programa no contempla crear una dependencia o necesidad. Como pasa generalmente en las relaciones humanas, dependiendo del grado de inspiración que el mentor haya sido capaz de provocar en el mentee es muy posible que esa relación sea para toda la vida. Pues nunca se olvidan los buenos mentores. Pero de lo que realmente se trata es de que el mentee haya adquirido a través de su mentor, una serie de conocimientos y a través de la experiencia transmitida pueda aplicar sus nuevas enseñanzas de manera instantánea. El mentor deberá ir trabajando durante la fase de desarrollo en asegurarse que el mentee entiende el por qué y el para qué de forma que se genere la consciencia necesaria para que lo pueda integrar en su mindset.
• Se realizará un cierre del proceso poniendo de manifiesto lo aprendido.

5. Plan de cierre del Programa de Mentoring Empresarial

• Una vez definidas las fases, debe tenerse en cuenta que se trata de un Plan de Desarrollo Individual. Por tanto deben estar alineadas las necesidades de la Empresa como las del mentee para que se satisfagan las expectativas de todos. Será muy importante para el éxito del Proceso General que cada Mentee sienta que su Plan y su seguimiento responde a un objetivo más allá de la función misma de hacer mentoring. Recordemos que la implantación de un Programa de Mentoring Empresarial no es el objetivo en sí mismo.  Es el modelo elegido para conseguir el objetivo que no es otro que el de acelerar el aprendizaje en la Empresa para generar valor en menos tiempo.
• Una vez cerrado el Programa de Mentoring Empresarial se recomienda realizar una comunicación interna donde se plasmen aquellos aspectos más importantes conseguidos en el Programa.
• Es muy importante recoger la valoración de los participantes de forma que la Empresa sepa qué aspectos puede mejorar para los futuros y continuos Programas.

Programa Continuo de Mentoring Empresarial

No obstante, aunque esta última fase se denomina Cierre, conviene explicar que este cierre se refiere al Cierre de la Implantación del Programa de Mentoring Empresarial que la empresa acaba de implementar por primera vez. Merece la pena destacar que una vez realizada esta implantación, la empresa ya está en disposición de continuar con su propio Programa de Mentoring Empresarial. Será algo que deberá seguir funcionando indefinidamente y que deberá ir perfilándose con el paso del tiempo para que vaya recogiendo las nuevas necesidades de la empresa y de las personas que la conforman. Es algo vivo que necesita de un cuidadoso mantenimiento pues de ello dependerá realizar esa mentorización de forma exitosa para las próximas generaciones de futuros líderes.

Conclusiones

Son muchas empresas las empresas multinacionales que tienen Programas de Mentoring Empresarial. Sin embargo, cuando salimos del espectro multinacional, hay poquísimas empresas que hayan optado por la implantación de este tipo de Programas. Por ejemplo, las Empresas Familiares que tengan un tamaño medio y con un equipo de directivos y mandos intermedios, en mi opinión, deberían plantearse su implementación.

Algunos de los grandes líderes mundiales han tenido la fortuna de contar con un mentor en alguna fase de su desarrollo profesional. Siempre ponen de manifiesto que gracias a haber tenido un mentor, su aprendizaje y crecimiento fueron exponenciales y atribuyen gran parte de su éxito a este hecho.

Liberar el Potencial de la Empresa

Me resulta paradójico que muchas empresas acudan a buscar fuera lo que muchas veces tienen dentro. No está reñido un Programa de Mentoring Empresarial con desarrollar al mismo tiempo programas externos de formación específica.

Las empresas que tienen una estructura sólida de directores y mandos intermedios, tienen la capacidad de acompañar a jóvenes líderes y en ese acompañamiento ir traspasando conocimiento a través su experiencia, herramientas, opiniones y consejos.

La ventaja de realizarla a través de un Programa de Mentoring es que se realiza mediante un método y sistema diseñado por la empresa con la ayuda de un Mentor – Coach externo. De esta forma la empresa lo integra dentro de su estrategia y nomina sus mentores internos y mentees bajo unos criterios objetivos que reúnan los  los criterios adecuados para el éxito del Programa de Mentoring Empresarial.